Digitale detox: je email inbox

“Dig­i­tale detox” prijkt vooraan het DS Week­blad van dit week­end. Over vijf gecon­necteerde Vlamin­gen die zwart gaan. Alti­jd boeiend om te zien hoe anderen omgaan met noti­fi­catie-dia­ree.

Lezen

“De fout die veel mensen mak­en,” zegt Chris­tine Wit­toeck, “is dat ze e‑mails bli­jven zien als iets om tussendoor te doen. Het helpt als je je mail beschouwt als een taak, en zo ook in je agen­da inplant. Voer die taak dan ook uit zoals het hoort. Als je een mail in je inbox opnieuw op ongelezen zet, bli­jft die men­tale energie vreten.”

Dit zie ik vaak bij collega’s. Vooral tij­dens meet­ings. Dat is half werk: geen aan­dacht voor wat men zegt, geen aan­dacht voor inhoud van emails. Uitein­delijk is dat dubbel onpro­duc­tief, en mag men achter­af inhalen. Zelf heb ik vaste momenten om email te con­trol­eren. Een kwartiert­je voormid­dag en namid­dag. Meer is niet nodig om alles onder con­t­role te houden.

Belangrijk?

“Waarom zijn we email gaan beschouwen als iets wat direct beant­wo­ord moet wor­den? Omdat je denkt dat je col­le­ga dat verwacht? Het helpt als je daar even over praat, miss­chien blijkt dat bin­nen de week ook oké is. Net zoals de goede out of office, die duidelijk maakt dat je je mails niet leest, of miss­chien niet eens zult inhalen, helpt om met een gerust hart op vakantie te vertrekken.”

Als de verzen­der niet aangeeft hoe belan­grijk dit is, vraag het dan. Serieus. Stel de vraag: “Tegen wan­neer wil je een antwo­ord?” Met een duidelijke tim­ing kan jeje cor­recte pri­or­iteit­en stellen.

Antwoorden

Cath [Luyten] pleit schuldig. Mails opnieuw ongelezen mak­en, mails half beant­wo­or­den met: nu druk bezig, maar ik antwo­ord vanavond. “Het is intussen zo erg dat ik soms boos word op mensen die me mailen, omdat ik het gevoel heb dat die iets van me willen. En mijn lap­top gebruik ik zo min mogelijk, die beschouw ik als de doos van Pan­do­ra.”

Mails mark­eren als ongelezen is helaas een gek­end fenomeen. In mijn work­shops ‘Pro­duc­tiviteit voor Dum­mies’ maak ik de vergelijk­ing met een klassieke brieven­bus. Post die je gelezen hebt leg je toch ook niet terug in je brieven­bus? Neen, dat is absurd. De meest effi­ciënte manier van werken is:

1. lees je bericht,
2. beslis wat ermee moet gebeuren, en
3. ver­w­erk het in jouw sys­teem.

Gelezen als Dig­i­tale Detox door Eva Bergh­mans in De Stan­daard Week­blad (nr. 264, 10 sep­tem­ber 2016, p. 30).