“Digitale detox” prijkt vooraan het DS Weekblad van dit weekend. Over vijf geconnecteerde Vlamingen die zwart gaan. Altijd boeiend om te zien hoe anderen omgaan met notificatie-diaree.
Lezen
“De fout die veel mensen maken,” zegt Christine Wittoeck, “is dat ze e-mails blijven zien als iets om tussendoor te doen. Het helpt als je je mail beschouwt als een taak, en zo ook in je agenda inplant. Voer die taak dan ook uit zoals het hoort. Als je een mail in je inbox opnieuw op ongelezen zet, blijft die mentale energie vreten.”
Dit zie ik vaak bij collega’s. Vooral tijdens meetings. Dat is half werk: geen aandacht voor wat men zegt, geen aandacht voor inhoud van emails. Uiteindelijk is dat dubbel onproductief, en mag men achteraf inhalen. Zelf heb ik vaste momenten om email te controleren. Een kwartiertje voormiddag en namiddag. Meer is niet nodig om alles onder controle te houden.
Belangrijk?
“Waarom zijn we email gaan beschouwen als iets wat direct beantwoord moet worden? Omdat je denkt dat je collega dat verwacht? Het helpt als je daar even over praat, misschien blijkt dat binnen de week ook oké is. Net zoals de goede out of office, die duidelijk maakt dat je je mails niet leest, of misschien niet eens zult inhalen, helpt om met een gerust hart op vakantie te vertrekken.”
Als de verzender niet aangeeft hoe belangrijk dit is, vraag het dan. Serieus. Stel de vraag: “Tegen wanneer wil je een antwoord?” Met een duidelijke timing kan jeje correcte prioriteiten stellen.
Antwoorden
Cath [Luyten] pleit schuldig. Mails opnieuw ongelezen maken, mails half beantwoorden met: nu druk bezig, maar ik antwoord vanavond. “Het is intussen zo erg dat ik soms boos word op mensen die me mailen, omdat ik het gevoel heb dat die iets van me willen. En mijn laptop gebruik ik zo min mogelijk, die beschouw ik als de doos van Pandora.”
Mails markeren als ongelezen is helaas een gekend fenomeen. In mijn workshops ‘Productiviteit voor Dummies’ maak ik de vergelijking met een klassieke brievenbus. Post die je gelezen hebt leg je toch ook niet terug in je brievenbus? Neen, dat is absurd. De meest efficiënte manier van werken is:
- lees je bericht,
- beslis wat ermee moet gebeuren, en
- verwerk het in jouw systeem.
Gelezen als Digitale Detox door Eva Berghmans in De Standaard Weekblad (nr. 264, 10 september 2016, p. 30).