Vooraan in DS Weekblad van dit weekend prijkt de titel “Digitale detox.” Vijf geconnecteerde Vlamingen gaan zwart, oftewel: ze sluiten zich af van de constante stortvloed aan berichten, updates en notificatie-diaree die ons dagelijks overspoelt. Altijd boeiend om te zien hoe anderen proberen te ontsnappen aan de digitale dwangbuis.
Lezen
Een e-mail die je ‘voor later’ markeert, is als een afwas die je gewoon even onder de kraan houdt en terug op het aanrecht zet.
“De fout die veel mensen maken”, zegt Christine Wittoeck, “is dat ze e-mails blijven zien als iets om tussendoor te doen. Het helpt als je je mail beschouwt als een taak, en zo ook in je agenda inplant. Voer die taak dan ook uit zoals het hoort. Als je een mail in je inbox opnieuw op ongelezen zet, blijft die mentale energie vreten.”
Dit zie ik vaak bij collega’s. Vooral tijdens meetings. Dat is half werk: geen aandacht voor wat men zegt, geen aandacht voor inhoud van e-mails. Uiteindelijk is dat dubbel onproductief, en mag men achteraf inhalen. Zelf heb ik vaste momenten om e-mail te controleren. Een kwartiertje voormiddag en namiddag. Meer is niet nodig om alles onder controle te houden.
Belangrijk?
Niet elke e-mail is een medische noodsituatie. En toch behandelen we ze alsof elke ‘FYI’ een ambulance met loeiende sirenes is.
“Waarom zijn we email gaan beschouwen als iets wat direct beantwoord moet worden? Omdat je denkt dat je collega dat verwacht? Het helpt als je daar even over praat, misschien blijkt dat binnen de week ook oké is. Net zoals de goede out of office, die duidelijk maakt dat je je mails niet leest, of misschien niet eens zult inhalen, helpt om met een gerust hart op vakantie te vertrekken.”
Als de verzender niet aangeeft hoe belangrijk iets is, vraag het dan. Serieus. Stel de vraag: “Tegen wanneer wil je een antwoord?” Met een duidelijke timing kun je correcte prioriteiten stellen. Of ontdek je dat die ‘dringende’ mail best een weekje kan wachten.
Antwoorden
Het “nu druk bezig, ik antwoord straks”-antwoord is de e-mailversie van “ik bel je zo terug” en we weten allemaal hoe vaak dat écht gebeurt.
Cath [Luyten] pleit schuldig. Mails opnieuw ongelezen maken, mails half beantwoorden met: nu druk bezig, maar ik antwoord vanavond. “Het is intussen zo erg dat ik soms boos word op mensen die me mailen, omdat ik het gevoel heb dat die iets van me willen. En mijn laptop gebruik ik zo min mogelijk, die beschouw ik als de doos van Pandora.”
Mails markeren als ongelezen is helaas een bekend fenomeen. In mijn workshops ‘Productiviteit voor Dummies’ maak ik de vergelijking met een klassieke brievenbus. Post die je gelezen hebt, leg je toch ook niet terug in je brievenbus? Neen, dat is absurd. De efficiëntste manier van werken is:
- lees je bericht,
- beslis wat ermee moet gebeuren, en
- verwerk het in jouw systeem.
Of, voor de extremisten onder ons: archiveer, beantwoord of verwijder het meteen. En voel de bevrijding.
Geschreven door Eva Berghmans als Digitale Detox in De Standaard Weekblad (nr. 264, 10 september 2016, p. 30).